CONDITIONS PARTICULIÈRES
(au 1er janvier 2024)

A - ADHÉSION
À L’ASSOCIATION
La cotisation annuelle à l’Association est nécessaire pour utiliser ses services, du fait de son statut d’association loi 1901 à but non lucratif. Cette cotisation est de 22,50 € pour 2024, à régler en sus du prix du séjour. Cette adhésion étant familiale, elle est dûe une seule fois pour une famille et par année civile ; à renouveler chaque année.
B - LE COÛT DES SÉJOURS
Le prix d’un séjour comprend :
• L’hébergement et la restauration.
• Les activités.
• L’accompagnement des enfants, les salaires de l’équipe d’animation.
• Le matériel pédagogique, les visites et excursions éventuellement décrites dans le programme. Le cas échéant, le transport si précisé dans le texte du séjour.
• Les assurances : Responsabilité civile et professionnelle de l’Association, Assurance pour un accident qui survient à l’enfant, ou commis par l’enfant, durant le séjour sous notre responsabilité.
• L’organisation et la préparation des séjours.
Le prix d’un séjour ne comprend pas :
• Les dépenses personnelles : durant le séjour, un mode de garde et de gestion de l’argent de poche est proposé aux plus jeunes, et à tous ceux qui veulent éviter un vol. Les animateurs donnent éventuellement des conseils, sachant qu’aucun achat n’est imposé par l’équipe d’animation. Toutes les dépenses liées à une bonne organisation du séjour étant prises en charge par Epal, nous vous conseillons de la modération concernant le montant de cet argent de poche.
• Les frais médicaux : en cas de visite auprès d’un médecin ou de soin survenu durant le séjour de votre enfant, Epal réalise l’avance des frais. Le montant de ces frais vous sera communiqué. Nous vous adresserons les feuilles de soin/remboursement dès réglement des sommes engagées.
Et l’adhésion, familiale, à régler en sus, voir rubrique Adhésion.
• L'Assurance Annulation, proposée en option (2% du prix du séjour), à laquelle vous pouvez souscrire par notre intermédiaire auprès d'AVA assurances (conditions consultables sur www.epal.asso.fr/assurance-annulation).
C - ANNULATION
Quelle que soit la raison de l’annulation (avec ou sans assurance-annulation), les frais de dossiers, d’adhésion  et d’assurance-annulation (si elle est souscrite) sont dûs.
Vous devez nous en aviser dans les 48 heures suivant la connaissance de l’événement entraînant la garantie (www.epal.asso.fr/assurance-annulation, pages 4 à 7). C’est la date de survenance de l’événement d’annulation qui fait foi, et non la date de déclaration (DOSSIER MEDICAL «GARANTIE ANNULATION» signé du médecin, ligne 2).
1. ANNULATION DU FAIT DU VACANCIER
Vous n’avez pas souscrit l’assurance-annulation :
• Plus de 30 jours avant le départ : retenue des frais de dossiers, d’adhésion.
• Entre 30 et 16 jours avant le départ : 50% du prix du séjour est dû*.
• Entre 15 et 1 jour avant le départ : 80% du prix du séjour est dû*.
• Le jour du départ : totalité du séjour dû*.
Vous avez souscrit l’assurance-annulation* :
• Plus de 30 jours avant le départ : retenue des frais de dossiers, d’adhésion et d’assurance-annulation.
• A moins de 30 jours, votre dossier sera transmis à l’assureur. Vous recevrez un mail donneur d’ordre pour déclarer le sinistre dans les cinq jours ouvrés suivant l’événement entraînant la garantie auprès d’Epal : vta.epal@epal.asso.fr (copie à AVA - 25 rue de Maubeuge - 75009 PARIS par mail : AgenceA0104@mma.fr ou sinistres@ava.fr).
• Entre 30 et 16 jours avant le départ : 50% des sommes versées concernant le coût du séjour est remboursé par EPAL, 50% par AVA*.
• Entre 15 et 1 jour avant le départ : 20% des sommes versées concernant le coût du séjour est remboursé par EPAL, 80% par AVA*.
• Le jour du départ : 100% des sommes versées concernant le coût du séjour est remboursé par AVA*.
* Les frais de dossier, l’adhésion, l’assurance-annulation souscrite ne sont pas remboursables.
2. ANNULATION DU FAIT DE L’ORGANISATEUR
L’association Epal se réserve le droit d’annuler un séjour (jusqu’à 20 jours avant le départ) si le nombre d’inscrits est inférieur à 75% ou en cas d’événements extérieurs indépendants de sa volonté ou en raison de circonstances exceptionnelles et inévitables. Dans
ces deux cas il vous sera proposé un autre séjour ou le remboursement des sommes versées.
D – INTERRUPTION 1. POUR RAISON MÉDICALE
Le retour du vacancier est réalisé par rapatriement. Le remboursement des frais non engagés peut être demandé*.
Rapatriement
Le rapatriement médical est décidé par un médecin, en lien avec le médecin de notre assureur Mondial-Assistance. Ils constatent que l’état de santé du vacancier ne lui permet pas de rester sur le séjour et/ou de rentrer par les moyens de retour prévus. L’assurance rapatriement entre également en jeu en cas de décès d’un proche du vacancier.
Le coût de l’assurance est inclus dans le « prix du séjour » : elle comprend la prise en charge des frais de rapatriement, elle ne couvre pas le remboursement des frais non engagés pour la suite non effectuée* du séjour. Tout autre retour n’est pas pris en charge par l’assurance rapatriement.
2. POUR RAISON NON MÉDICALE
Il s’agit du départ volontaire du vacancier, ou son renvoi pour une raison impérative** : Le remboursement des frais non engagés peut être demandé*.
* Le remboursement des frais non engagés : pour toute interruption de séjour définitive, vous devez faire une demande écrite
et motivée du remboursement partiel de la partie non effectuée, et ceci au plus tard 30 jours après la fin du séjour. La restitution se fera sous forme de remboursement ou d’avoir, et prendra exclusivement en compte les frais non-engagés et donc non payés par les organisateurs. 
Une commission spéciale sera amenée à en calculer le montant, qui vous sera communiqué au plus tard 3 mois après la fin du séjour.
** Epal se réserve le droit de mettre fin au séjour d’un vacancier avec effet immédiat si :
- par son comportement, il met en danger sa propre vie, celle des autres ou le déroulement du séjour (non-respect des règles de
vie du groupe, des autres vacanciers, des équipes d’encadrement, comportement abusif ou violent).
- des problèmes d’intégration dans le séjour se font jour du fait d’une ’inscription ne correspondant pas à l’autonomie requise.
L’intégralité des frais du voyage retour est alors à la charge du vacancier ou de son représentant.
E - RESPONSABILITÉ
1. RESPONSABILITÉ CIVILE PROFESSIONNELLE
Epal est assurée en Responsabilité Civile Professionnelle auprès de MMA, Chatillon-sur-Chalaronne.
2. RESPONSABILITÉ CIVILE ET ACCIDENT
Epal est assuré en Responsabilité Civile et acci-dent auprès de MMA, Chatillon-sur-Chalaronne. 
Accident
En cas de blessure d’un vacancier durant le séjour, Epal met en place un avis de sinistre, qu’il transmet à son assurance.
Celle-ci rentre en contact par la suite avec l’assurance du vacancier.
Dégâts
La Responsabilité Civile de l’association Epal sera mise en oeuvre si sa responsabilité est retenue (fonctionnement normal d’un séjour).
En cas de dommages (casse, détérioration…) sur des biens mis à disposition ou appartenant à une tierce personne, si la responsabilité d’un vacancier est reconnue, nous vous demanderons de faire fonctionner la Responsabilité Civile propre au vacancier.
Epal vous avertira des dégâts occasionnés et vous soumettra les factures correspondantes.
3. RESPONSABILITÉ
L’association Epal décline toute responsabilité en cas de perte, de détérioration ou de vol d’objets ou d’effets personnels. Sauf dans le cas où il s’agirait d’argent qui aurait été expressément confié à un membre de l’équipe d’encadrement.
4. RÉCLAMATIONS ET MÉDIATION
Toute réclamation pour inexécution ou mauvaise exécution du contrat doit être adressée par écrit, par courrier en recommandé avec accusé de réception, dans un délai maximum de 30 jours. Une commission spéciale sera amenée à calculer le montant de l’avoir qui vous sera communiqué au plus tard 3 mois après la fin du séjour. Afin de favoriser le règlement amiable des litiges entre les consommateurs et les fournisseurs de services de voyage (tourisme, transport, hébergement, loisirs, prise en charge aéroportuaire…)
et éviter les recours devant les tribunaux, l’association Epal adhère à la Médiation Tourisme et Voyage.

F - ASSURANCES
L’association EPAL vous conseille de souscrire un « contrat d’assurance de personnes couvrant les dommages corporels auxquels vos enfants peuvent être exposés lors de leur participation aux activités ». En référence à l’article L 227-5 du Code de l’Action Sociale et de la Famille.